Intentar clasificar todas las reuniones es demasiado pretencioso. La experiencia personal siempre será muy limitada a lo que uno ha podido vivir en su experiencia profesional.
Las causas por las que se produce una reunión, por tanto, son infinitas. Lo más habitual suele ser la necesidad de comunicar determinada información entre dos grupos de trabajo relativamente heterogéneos: los departamentos.
Las empresas se dividen en departamentos, que no son más que Reinos de Taifas en los que unos pintamonas se sienten importantes. En su aldea, ellos son reyes y poseen gran poder. Sin embargo, a menudo se necesita tratar con personas de otros departamentos. La poca fluidez de esta comunicación provoca, en gran parte, la reunión.
La reunión es una forma de reconocimiento de que no existe comunicación cómoda entre ciertos grupos de personas. Una prueba de que los departamentos trabajan de espaldas a la realidad de la empresa, para ellos lo importante es que el departamento vaya bien. Y a veces desconocen lo que sucede en el más allá. Es mediante las reuniones donde se produce ese conocimiento.
Un punto fundamental de las reuniones es que hay una figura clásica – como el que lo consigue todo en las cárceles – que es el convocador. Es un tipo que parece nacido por y para las reuniones. Estás hablando con él de cualquier cosa y cuando menos te lo esperas te salta con la terrible frase: te convoco.
Porque todo el mundo va a las reuniones, menos uno que es el que las convoca. Las convocatorias son como los duelos, te los sueltan a bocajarro, y no estás en disposición de rechazarlas, salvo enorme afrenta al honor. Y al igual que a los duelos, no suelen ir sólo dos personas, sino que resulta imprescindible la presencia de padrinos.
Digamos que la reunión tienen que hacerla los departamentos de Ventas y Relaciones Internacionales. En principio bastaría con que se presentara un miembro (o miembra) de cada departamento. Pero lo cierto es que si va un subalterno es posible que no sepa negociar o dialogar en favor de su departamento y acabe en un compromiso del que salgan perdedores. Tiene que ir alguna figura de cierta relevancia, normalmente un jefe intermedio.
Entonces la situación es la siguiente. Un simple empleado de Ventas tiene que tratar algo con un jefe intermedio de Relaciones Internacionales. El empleado atrae a un cargo intermedio, que vela por los intereses del departamento. Y el de Relaciones Internacionales, para no verse en desventaja, se trae a otro de su equipo, normalmente alguien que sepa un poco de qué va todo.
Y es entonces cuando uno de estos jefes tiene la brillante idea de invitar a uno de sus superiores. En la esperanza de demostrarle lo mucho que sabe durante la reunión, o para aumentar la presión sobre el departamento rival. Y claro está, los del otro departamento hacen lo mismo.
Mención especial merecen las reuniones a tres y cuatro bandas. Entonces aquello va derivando en una sucesión de personas conjugadas (ven tú que un día te vi hablando con una de Relaciones Internacionales) hasta llegar a lo más parecido que existe a una boda gitana. Media empresa está invitada a una reunión que quizás podría solventarse con una llamada telefónica.
Si la reunión implica que se desplacen personas, ya sea porque trabajen en otras ciudades o delegaciones, se trata de aparentar que es algo importante, por lo que se invitan a más y más personas. (No vamos a traer a Aaron de Viena y que no haya por lo menos dos jefes de departamento).
Como en las bodas, lo normal es que se te vaya la mano con los invitados y acaben convocados muchos más de los que uno imaginaba al principio. Llega un punto en que se empieza a invitar muy por arriba, recurriendo a personas con cierta importancia en la empresa. Estos figuran como “invitados” que no han confirmado su asistencia.
Lo más normal es que la reunión se proponga con una semana vista y luego uno de los dos que realmente era imprescindible decida que no puede (porque tiene que hacer una entrevista de trabajo ese día o porque tiene otra reunión) y entonces todo el chiringuito amenaza con desmoronarse. La solución pasa por el divertido juego de la coordinación de agendas. Normalmente todo el mundo está ocioso pero se trata de demostrar que a uno le resulta complicado pasar una reunión de las nueve a las diez.
Llegan las diez, hora de la reunión entre la gente de Ventas y Relaciones Internacionales. Llegar a la hora está muy mal visto. Parece como si uno no tuviera nada que hacer. Como en una cita, si la chica llega pronto, es una mala señal.
Hay ocho personas de la compañía convocadas a las diez y no se presenta nadie. A las y diez llega el primero, normalmente el que ha convocado la reunión. Y por necesidad, porque le toca probar el proyector, que no funciona porque no sabe usarlo. Llama a uno a que le ayude. Pasan diez y quince minutos, empieza a llegar la gente. El hecho de que el proyector falle provoca que muchos remoloneen y se pongan a hablar por teléfono, normalmente llamadas personales que tratan de disimular con caras de preocupación. La gente se llama por las mañanas para cosas estúpidas como contar qué se va a comer o si hay que sacar algo del descongelador.
La reunión empieza a las diez y media. Con suerte. Siempre falta alguien. Siempre hay alguien importante que “ha dicho que vendría” o que “se intentaría pasar”.
Esto es sencillamente terrible. La reunión empieza media hora tarde y una persona sabe que puede llegar una y dos horas tarde y en realidad no se está perdiendo nada. Es decir, hay ocho, o diez, o veinte personas, que cobran un buen dinero, que están literalmente destrozando los registros de competitividad de la compañía.
En una reunión hay que entender que el malgasto de tiempo se vuelve exponencial. Si pillas a un empleado viendo porno en su ordenador podrá estar así una hora, pero será una hora de un trabajador. En una reunión pueden pasarse tres horas del tiempo de ocho personas. Es todo el porno que verá ese empleado vago en todo el mes, y además de personas más importantes y supuestamente productivas.
Pero volvamos al punto de partida. Tenemos a Ventas y Relaciones Internacionales departiendo sobre la reunión. Un punto a destacar es que las reuniones no se preparan nada. Normalmente la gente se lleva papel para apuntar pero no es más que un soporte sobre el que poder hacer garabatos mientras los demás hablan. Si se necesita un dato es muy frecuente que no se sepa y que alguien aventure algo sin ningún tipo de conocimiento. La causa de la propia reunión suele ser el hablar sobre lo que un podía haber mirado en la quietud de su despacho. Se piensa y se medita en la propia sala, nadie tenía ideas previas y normalmente siempre hay ases en la manga y sorpresas de última hora.
Los jefes tratan de salvaguardar el honor de su departamento y al mismo tiempo potenciar la importancia del mismo. Los de Relaciones Internacionales se conforman con que los de Ventas les pidan que hagan algo, o que justifiquen que ellos son de gran ayuda. Luego los de Relaciones Internacionales comerán todos juntos y recalcarán esas frases mágicas como si fueran un discurso de investidura presidencial.
En una reunión la productividad es mencionada a menudo pero a nadie se le pasa por la cabeza lo improductiva que resulta una reunión. No se tiene la idea de que se está haciendo algo inútil, sino importante. La reunión tendría que haber empezado a las diez y a pesar del retraso a las once surge el primer imprevisto: aparecen dos notas que resulta que tenían la sala de reuniones reservada.
Prueba más de la improvisación continua de las reuniones es que lo más elemental es que no se cuide ni el detalle básico: reservar la sala donde celebrarla. Otras muestras de desidia y desinterés habituales son: que la presentación no funcione, que no funcione la videoconferencia, que no haya rotuladores con los que escribir.
Llega esta persona y rompe cualquier atisbo de ritmo. Hay veces que toca desplazar a todos los miembros de la reunión a otra sala. Se ponen a buscar como condenados, recorriendo en jauría toda la oficina. Siempre hay alguno que se despista y acaba abandonando, llamado por uno de los pocos empleados de guardia para firmar un cheque o atender a una petición importante y útil. Siempre más útil que estar en una reunión.
La interrupción puede provocar la sempiterna llamada a tomar café. Y ahí tienes a ocho personas tomando café en la sala correspondiente. Pero oiga, son los mismos que antes estaban reunidos en la sala y de repente ya no se puede hablar de trabajo porque la sala de café es sagrada como el Ganges. Se da un giro de 360º a la conversación. Llegó el momento del fútbol.
La situación es la siguiente: ocho personas están tomando café en una sala. Hablando de fútbol. Están ahí porque a nadie se le pasó por la cabeza que habría que reservar una sala de reuniones. Y dentro de una semana volverá a suceder lo mismo y a nadie le sorprenderá. De estas ocho personas, tal vez tres tengan alguna lógica de presencia en dicha reunión. Con algo de preparación podrían haberse reunido, tal vez en la misma sala de café y, durante unos minutos, solucionar sus diferencias.
Pero no, ahora son ocho y cuando terminen de tomar café encontrarán una sala donde seguir debatiendo soluciones. Serán casi las once y media. Se tardarán diez minutos en tener a todos los implicados calmados y dispuestos a hablar de trabajo.
Para entonces ya hay alguno al que se le ha acabado la batería del portátil. O que ha perdido la conexión de red y que necesita ayuda para recuperarla.
Y entonces llega una de las estrellas invitadas, de las que se afirmaba existía la posibilidad de que llegaran. Pregunta lo que se ha perdido y sorprendentemente los avances realizados se pueden expresar en menos de treinta segundos. La estrella comprende que aquello es un tostón y amaga con volver dentro de un rato. Se vuelve a marchar.
La conversación y el supuesto debate continúan durante mucho tiempo. La gente remolonea en la espera de que llegue ese Gran Jefe y los encuentre reunidos. Tener que resumir la ausencia de resultados tangibles fuera del entorno reunido es mucho más complejo y frustrante. Llega un momento muerto, de puro tiempo de relleno, en que de repente alguien desvía la conversación hacia algo aún más intrascendente, normalmente sin relación alguna con el trabajo. Puede ser hablar de que su hijo vio el otro día a Guti saliendo de un restaurante. Esta conversación se continua porque sí y aunque la mayoría de la gente permanece al margen se respeta como si fuese parte misma de la esencia del negocio.
En algún momento se vuelve al asunto. La reunión es soporífera. Los que tienen Blackberry se salvan leyendo correos personales enmascarados en el uniforme interfaz del correo. El resto hace garabatos en el papel. Los más tristes parece que estuvieran aprendiendo algo muy valioso. El tiempo pasa y nadie se preocupa de intentar hacer la reunión breve.
Una reunión breve es un fracaso. Las reuniones se convocan a longitudes desmesuradas, demenciales. A veces reuniones de cuatro o cinco horas. Se apura cada minuto como si fuese el último con una novia que vive en el extranjero. Se acerca el horario final y se sabe que la reunión se prolongará bastante más. A veces por encima del horario laboral. Y lo peor de todo es que todo apunta a que terminará con la convocatoria de otra reunión. Muchas reuniones se zanjan a nivel departamental con la frase “ha quedado claro que ahora la pelota está en su tejado”. Ocho personas durante cuatro horas para dejar una pelota. Y lo peor es que a lo mejor el otro bando se marcha con la misma conclusión pero de los otros.
En las empresas, con la crisis, se revisa todo lo cuantificable. Si te llevas un sacapuntas, tienes que demostrar por qué. Pero una reunión que ha podido suponer más de 30 horas hombre de trabajo no se considera nunca un desperdicio de tiempo. Un registro de reuniones celebradas, con empleados y con horas totales sería un sencillo antídoto ante este mal de la empresa española.
Gran parte de estos males se debe a la incapacidad de expresión escrita. Un buen correo electrónico, con respuestas adecuadas, podría sustituir a muchas reuniones insulsas. Pero somos personas primarias que necesitamos el contacto físico, el chascarrillo, para acabar con la sensación de confraternización y de comunicación de ideas. Muchas reuniones suelen acabar como deberían haber empezado: con una promesa entre dos personas se enviarse un documento por correo electrónico. Cinco horas después. Ocho personas después. Dos litros de café después.
